navigatie overslaan
Alle plaatsen > Input & Capture > Blog > 2017 > juli > 26

Input & Capture

juli 26, 2017 Vorige dag Volgende dag

Robotic Process Automation is aan een opmars bezig. De positieve business cases voor het incorporeren van robots op de administratieve werkvloer liggen voor het oprapen. Om het succes van deze robots te continueren, moet het management goed blijven kijken naar hun prestaties. Het zijn immers net mensen.

Organisaties staan voor de uitdaging de groeiende hoeveelheid data uit een even snel toenemend aantal bronnen te ontsluiten en te analyseren. Hoewel zij kunnen beschikken over een groot aantal analysetools, zien we nog altijd dat medewerkers veel informatie handmatig moeten verzamelen en beoordelen. Dat komt de efficiency en de productiviteit niet ten goede. Om nog maar te zwijgen over de foutgevoeligheid van deze werkzaamheden.

Eén specifiek doel

Er ligt een oplossing in de toepassing ‘Robotic Process Automation’(RPA). Het gaat om relatief kleine en  slimme programmaatjes die één specifiek doel hebben. Vandaag de dag zijn de meeste van deze robots erop gericht om veel handmatig ‘zoek- en verzamelwerk’ te automatiseren. Juist het werk dat is toegenomen door het fenomeen Big Data en door het feit dat databronnen en bedrijfsapplicaties steeds meer met elkaar gekoppeld worden. Het is dan ook niet verwonderlijk dat RPA-oplossingen in opmars zijn.

On- en offboarden

Business cases zijn eenvoudig te identificeren. Denk in de eerste plaats aan het on- en offboarden van medewerkers; onderdeel  van Identity & Access Management (IAM). Daar zijn vaak tientallen systemen bij betrokken en er moet rekening worden gehouden met het intrekken of toewijzen van rechten. Denk in dit kader ook aan het managen van relaties met flexibele medewerkers, die voor een bepaalde periode aan een organisatie verbonden zijn. Het handmatig toekennen van al deze rechten en systemen is een omvangrijke klus en als er fouten optreden is er in potentie een groot risico. Met RPA zijn deze problemen eenvoudig te voorkomen.

Datamigratie

Organisaties hebben de afgelopen jaren vele fysieke informatiestromen gedigitaliseerd en hebben deze data vervolgens ‘ergens’ geparkeerd. Repositories en mappen zijn op die manier volgelopen met data. Nu wordt het tijd om die data te migreren naar applicaties, systemen en repositories waar die data wel ten volle benut kunnen worden. Het is een zeer tijdrovende opgave om dit alles handmatig uit te voeren. RPA biedt in deze gevallen uitkomst. Een robot   kan data verzamelen, analyseren, verrijken, verwijderen en migreren naar de juiste omgeving.

Kwaliteit van het proces

De praktijk leert,  dat een proces waarbij minimaal 10 minuten handmatig werk nodig is al een rendabele case voor RPA biedt. Het aanmaken van een nieuwe klant, het inschrijven van een burger, het verwerken van een verzekeringsclaim; het zijn allemaal processen die worden gekenmerkt door een hoog gehalte van zoeken, overtikken en schermen verwisselen.

Je kunt de business case tevens bezien vanuit de kwaliteit van het proces. Kwaliteit kun je met RPA als het ware afdwingen.

  • Je weet dat bepaalde data bij een proces wordt betrokken.
  • Je weet dat de gedefinieerde processtappen worden doorlopen.
  • Je weet dat aangewezen medewerkers worden ingeschakeld wanneer zich uitzonderingen voordoen.

Dit is vooral voor financiële instellingen een uitkomst in het kader van Customer Due Diligence. Banken moeten er zeker van zijn dat de klant is wie hij zegt te zijn. Dat staat in de wet, maar het is ook vanuit zakelijk perspectief noodzakelijk een compleet beeld te hebben van de klant. Zo kun je immers het juiste aanbod bij hem neerleggen.

Management

U moet dus niet raar opkijken als binnen afzienbare tijd ook uw team wordt uitgebreid met een virtuele medewerker. Oké, u hoeft geen koffie voor hem of haar te halen. Het zal met onkostendeclaraties en verlofaanvragen ook wel meevallen. Maar in termen van management dient de robot wel degelijk te worden aangestuurd. Net zoals bij een medewerker van vlees en bloed moet u zich voortdurend afvragen of hij doet wat hij moet doen. Zijn er nieuwe databronnen die geïntegreerd moeten worden? Is er nieuwe wetgeving waar processen aan moeten worden aangepast? ICT bouwt de robots, maar de business – en dan met name de teamleider – dient erop toe te zien dat de robot doet waarvoor hij is gebouwd. Dat vereist kennis over planning, functionaliteit, procesbeheer en case management. Inderdaad, dat vereist managementvaardigheden.