navigatie overslaan
Alle plaatsen > Input & Capture > Blog

Postbode.nu, een online postkamer, lanceert de nieuwste versie van de Postbode.nu-app. Deze nieuwe generatie digitale postkamer geeft bedrijven en particulieren altijd inzage in de ontvangen en verstuurde communicatie. Waar het bedrijf deze diensten in het verleden via losse producten aanbood, is de dienstverlening nu volledig geïntegreerd in een online platform.

 

Mark Hameetman en Jeffrey Hagenstein legden jaren geleden de fundering voor hun bedrijf Postbode.nu, toen zij een ‘post-app’ op de markt brachten. De ondernemers zagen in dat er toekomst zat in het product, maar dat er tegelijkertijd nog ruimte was voor doorontwikkeling. Hagenstein: “Wij zagen dat er nog weinig innovaties plaatsvonden binnen de postmarkt. Mark en ik besloten toen om in dat gat te duiken en het online platform verder te ontwikkelen.”

 

Zou dit dan de toekomst van de postkamer zijn? Een app waarin je melding krijgt van inkomende informatie?

Op 19 januari heeft Ties Bos van het bedrijf IRIS (a #Canon Compagnie) tijdens een reguliere meeting van de Special Interest Group (SIG) Inputmanagement tekst en uitleg en een productpresentatie gegeven over hun huidige product. #IRIS houdt zich bezig met scannen, capturing en verify processen bij de ingekomen communicatie verwerking en het voeden van de herkende data aan bedrijfssystemen en het vullen van digitale archieven. De gehele sessie, van echte vakgenoten onder elkaar, vond op een prettige “free format” wijze plaats. Het was interessant om te zien waar zo’n interessante speler als IRIS op dit moment staat en waar ze qua productontwikkeling mee bezig zijn. We danken Ties nogmaals voor het delen van zijn kennis en ervaring. Het was voor onze participanten weer een waardevolle middag. Ook met dank aan #DeStaffingGroep voor het beschikbaar stellen van de faciliteiten. Deze sessie was alweer een mooi voorbeeld hoe wij van UnitedXperts en onze participanten zich inspannen om kennis te delen en om de trends en ontwikkelingen te volgen. Wil je ook hieraan bijdragen en met ons meedoen? Kijk op onze website of stuur een e-mail naar info@unitedxperts.nl

Als we praten over document en informatiecapture gaat het in 9 van de 10 gevallen over scanning en herkenning van binnenkomende documenten. Outside-in informatiestromen dus. Gedurende de afgelopen jaren is het begrip document wel meer een metafoor geworden voor een bericht dan het traditionele fysieke papieren document. Maar wat te doen met de “scanning” en herkenning van grote hoeveelheden ongestructureerde digitale informatie die reeds in de organisatie aanwezig is? Informatie capture krijgt als onderdeel van de digitale transformatie van ondernemingen een veel bredere betekenis.

Door Hans Kaashoek, Strategy Partners Nederland B.V.

Veel werkprocessen binnen een organisatie worden gestart of zijn in hoge mate afhankelijk van de ontvangst van informatie van buiten de organisatie. Informatie zoals opgestuurd door klanten, burgers, belanghebbende, ketenpartners, controlerende instanties, enzovoorts. Informatie voor een nieuwe aanvraag of verzoek of als aanvulling op bestaande informatie.

Van handmatige documentafhandeling naar ‘Robotic Process Automation’

De processen voor en rond die informatieontvangst zijn de afgelopen decennia behoorlijk veranderd. Van handmatig sorteren en ronddelen per kantoorlocatie, via scanning en doorsturen naar automatisch herkennen en verwerken als centrale dienst voor een hele organisatie. De term digitale postkamer dekt daarbij natuurlijk niet helemaal de lading. Er wordt nog steeds gescand en de documentcontrole en correctieverwerking vindt nog steeds door mensen plaats. Dit terwijl de ontvangst en verwerking van documenten via mail of andere communicatiekanalen vaak direct naar de afdeling of zelfs de betreffende persoon gaan. De omni-channel ontvangst, controle en pre-processing van outside-in informatie is bij vele ondernemingen nog niet belegd in één informatie ontvangst en pre-processing servicepunt. Dit met een serieus risico van verschillen in communicatievormen, klantinteracties en verwerkingstijden. Iets waar de externe relatie natuurlijk niet op zit te wachten. Om de mogelijkheid van één centrale informatie ontvangst en verwerkingseenheid functioneel goed in te vullen investeren de leveranciers van document capture en informatie-extractieoplossingen steeds meer in de contentanalyse en gegevensextractie van digitale documenten en informatietype. Dit aangevuld met procesautomatisering en systeem integratie functies om de verwerking van de ontvangen informatie te stroomlijnen. Het idee hierachter is dat stukjes software zich voordoen als een digitale gebruiker en vaak herhalende manuale handelingen zoals het invullen van data-entryvelden of het controleren van gegevens in ondersteunende applicaties  gaan uitvoeren. De nieuwe modeterm hiervoor is “Robotic Process Automation”. Wellicht iets nieuws in de capture wereld maar binnen de algemene ICT wereld een al heel oude methodiek om snel integraties met allerlei systemen en applicaties te maken. Oude wijn in nieuwe zakken dus.

Uitdagingen voor bestaande organisaties

Maar de digitale transformatie van een onderneming betref niet alleen de externe communicatie en gegevens interactie. Het betreft ook de interne informatievoorziening en processen. Dit met als doel om de informatiehuishouding zo te structureren en in te regelen dat alle informatie in de organisatie, dus ook de tot nu ongestructureerde, op basis van een goede classificatie en ontsluiting direct als individueel object kan worden gebruikt ter ondersteuning van een applicatiegedreven transactie. Voor een nieuwe onderneming met alleen digitale klantprocessen is dit prima in te regelen. Maar voor een bestaande onderneming die midden in de transitie van documentgedreven processen en informatievoorziening naar een digitale organisatie zit is de interne digitalisering vaak een grotere uitdaging en noodzaak dan de externe digitalisering. Want de dergelijke organisatie heeft bestaande klanten, relaties en contracten. Een dergelijke organisatie heeft historie! Historie die door mensen is ontvangen of gecreëerd en naar eigen inzicht is geclassificeerd en opgeslagen. Omdat veel organisaties voorheen product, dienst of marktsegment georganiseerd waren is informatie ook conform deze indeling opgeslagen. Een moderne ondernemingen is klantgericht en heeft zijn interne organisatie structuur daarop aangepast. Afnemende marges en digitalisering van processen hebben er toe geleid dat afdelingen zijn samengevoegd en dat er al vele organisaties en inkrimpingen hebben plaatsgevonden. De mensen met de kennis van de reeds aanwezige informatie zijn vaak al tijden geleden vertrokken. Informatie die een waarde maar mogelijk ook een risico heeft voor de huidige (klant)processen. Informatie waarop business intelligence wordt toegepast om de meest optimale klantinteractie te bepalen. Dit liefst zo gericht en concreet mogelijk, zonder iedere keer een nieuw big data of big content analyse project te moeten uitvoeren. Waarbij het aspect wet- en regelgeving, ISO27001 en de per mei 2018 verplichte AVG de noodzaak tot goed inzicht en grip op informatie nog urgenter maakt.

Classificatie van ongestructureerde informatie van groot belang

Om deze vaak extern gerichte processen goed te kunnen ondersteunen met de juiste informatie is de classificatie van interne en vooral de ongestructureerde en verspreid opgeslagen informatie zeer noodzakelijk. Er ontstaat dan ook een nieuwe markt met nieuwe oplossingen rond het thema van de digitale inventarisatie, analyse en classificatie van alle aanwezige digitale informatie in een onderneming. Een markt met oplossingen die, op basis van vergaande inhoudelijke tekstanalyse, in relatie tot het historische business model en daarbij behorende regels, de historische woordkeus, typologie en vormgeving van documenten en berichten informatie kan herkennen, classificeren, op waarde of het risico kan inschatten en de informatie van de meest actuele metadata kan voorzien. Dat deze geactualiseerde en relevante informatie daarna in of onder beheer van een gestructureerde informatiemanagement oplossing wordt gebracht is een vanzelfsprekende vervolgstap.

Focus verschuift van outside-in naar inside-out

Door de verdere afname van de instroom van klant gegenereerde ongestructureerde informatie enerzijds en de snelle ontwikkeling van de digitale communicatie en selfservice interactie vanuit de organisatie naar de “buitenwereld” anderzijds verschuift het zwaartepunt van informatie capture van het outside-in domein naar het inside-out domein. Bestaande oplossingen moeten hiervoor functioneel worden vernieuwd en nieuwe oplossingen bieden een frisse nieuwe kijk op de zaak. Waarbij ze ook prima naast elkaar kunnen functioneren. Want een all-in-one of one-size-fits-all oplossing voor zowel de digitale postkamer en de informatie security en compliance omgeving bestaand nog niet.

Het Nederlandse bedrijvenlandschap is in tien jaar sterk veranderd. Er zijn bijvoorbeeld minder winkels, internetcafés, drukkerijen en kroegen in het straatbeeld terug te vinden dan in 2007. Daar kwamen met name webwinkels, ICT-bedrijven en managementadviesbureaus voor terug. Regionaal zijn er grote verschillen. Dat meldt het CBS op basis van analyses van bestaande cijfers na vragen van WNL.


Het aantal bedrijven in Nederland is tussen 2007 en 2017 toegenomen van 686 duizend in 2007 naar 1,03 miljoen in 2017. Daarvan zijn bijna 785 duizend bedrijven met één werkzame persoon, bijna 82 procent meer dan in 2007. Het aantal bedrijven met meer dan één werkzame persoon is in tien jaar iets afgenomen.

 

 

Sterkste dalers
Er zijn ruim 22 procent minder drukkerijen dan tien jaar geleden. Dit jaar zijn er 3 150 drukkerijen, tegen 4 040 in 2007. Het aantal groothandels in ICT-apparatuur ligt in 2017 19 procent lager. Er zijn bovendien een derde minder belhuizen en internetcafés.

 

Het aantal verhuurders van woningen, kantoren, winkels e.d. daalde tussen 2007 en 2017 met 2 380, dit is ruim 26 procent. Aan de daling is vorig jaar met de oplevende economie en woningmarkt een einde gekomen.

 

Er zijn ruim 18 procent minder cafés dan tien jaar geleden. Dit jaar zijn er 9 660 cafés, tegen 11 830 in 2007. Het aantal fysieke winkelvestigingen daalde eveneens, met meer dan 4 procent. Het aantal online winkels vervijfvoudigde juist ruim, meldt het CBS.

 

 

Adviesbureau sterkste stijger
Dat het aantal bedrijven in tien jaar toch zo hard is gestegen, heeft deels te maken met een grote toename van het aantal bureaus dat is gespecialiseerd in managementadvies, accountancy en administratie. Het aantal managementadviesbureaus is in tien jaar bijvoorbeeld met ruim 63 duizend toegenomen naar bijna 109 duizend.

 

Ook de aanwas van ICT-dienstverleners en bedrijven in de bouw was fors en verdubbelde ruim in tien jaar: het aantal ICT-dienstverleners steeg van bijna 27 duizend naar bijna 56 duizend bedrijven. Een overgroot deel van die bedrijven is een bedrijf met één werkzaam persoon . Dat geldt ook voor de al eerder genoemde webwinkels.

 

 

Veranderend bedrijvenlandschap
De verschuivingen in het bedrijvenlandschap kunnen onder andere bekeken worden in het licht van toenemende digitalisering, bijvoorbeeld de ruime vervijfvoudiging van het aantal webwinkels. Er is bovendien een duidelijke verschuiving te zien naar bedrijven met slechts één werkzame persoon. In de bouw is bijvoorbeeld het aantal bedrijven met meerdere werkzame personen met 450 gedaald. Het totale aantal bedrijven in de bouw steeg echter wel, met ruim 26 duizend.

 

Regionale verschillen
Per provincie zijn er duidelijke verschillen in de ontwikkeling van het aantal bedrijfsvestigingen tussen 2007 en 2017. Een bedrijf kan meerdere vestigingen hebben. 
De grootste toename van het aantal bedrijfsvestigingen vond plaats in Flevoland: daar steeg het aantal vestigingen met meer dan 58 procent. In Limburg was de stijging beperkt: 28,3 procent.

 

Flevoland is de enige provincie waar winkels en cafés bij zijn gekomen. Limburg is de provincie waar met name cafés zijn verdwenen. 355 van de 1 560 cafés (23 procent) verdwenen uit het straatbeeld. Er kwamen wel veel restaurants voor in de plaats. Daarvan zijn er in Limburg een kwart meer dan tien jaar geleden.

Naarmate we meer onderweg zijn en gebruik maken van allerlei mobiele apparaten worden ook steeds meer gegevens verzameld. Althans, dat zou kunnen. Je kunt natuurlijk alle settings van je mobiele telefoon of tablet op een stand zetten dat niemand iets kan uitlezen, maar dan nog... Je weet het dan nog steeds niet helemaal zeker dat er niets met al die gegevens gebeurt. Blijft een feit dat de ontwikkelingen in technologie inmiddels  zo snel gaan dat gegevens van alles wat we gebruiken kunnen worden gekoppeld aan en met uiteenlopende bronnen, geanalyseerd en vervolgens worden toegedicht aan onszelf en ons gedrag. Op welk terrein ook. Internet of Things is niet meer tegen te houden; de automotive-industrie gaat onverdroten voort met het inbouwen van allerlei sensoren die precies kunnen vertellen waar we ons bevinden, hoe lang we er over hebben gedaan, wat we onderweg hebben gedaan etc.

Waar we het voorheen met capturing vooral hadden over het scannen van papieren documenten en die inhoud vervolgens indexeren en opslaan, gaat het nu over steeds meer en steeds complexere data, afkomstig uit allerlei uiteenlopende bronnen.

En toch zullen we met die wetenschap (letterlijk) moeten omgaan. Wie de data beheert, beheert het kapitaal. Kennis zit opgesloten in enorme hoeveelheden data, maar die kennis moet je er dan wel uit kunnen halen. Onlangs verscheen er een bericht dat van de banen die we in 2030 uitoefenen minstens 30% nu nog niet bekend is. Met andere woorden, we hebben nu nog geen idee wat een derde van de werkende bevolking straks doet voor de kost. Zeker is wel dat het een grote relatie zal hebben met (de verwerking van) data. Uit die complexe brei van data is veel waardevolle informatie te halen, alleen moet je wel weten hoe je dat moet doen en wat je er vervolgens mee kunt (of mag!).

 

Er komen veel wijsheden van de oude Chinezen en ze hebben ook altijd een interessante astrologische insteek voor het nieuwe jaar. Het Chinese jaar 2018 staat in het teken van de hond. Ik heb het even voor u opgezocht: het wordt een jaar waarin volgens de Chinese astrologie idealen richtinggevend zijn en samenwerking ons meer vooruithelpt. Dat zou dan niet alleen voor meer harmonie zorgen, maar ook voor meer inkomsten. Dat laatste is mooi meegenomen uiteraard, maar de eerste zaak is veel relevanter. Die gaat namelijk uit van een meer WIJ-georiënteerde maatschappij en het belang van elkaar stimuleren, inspireren en versterken. Dat spreekt me wel aan.

 

Volgens diezelfde Chinese astrologie wordt 2018 ook het jaar van de omscholing. Ik denk dat ze wel eens gelijk kunnen hebben. Als we straks die nieuwe beroepen willen kunnen uitvoeren, kunnen we niet vroeg genoeg beginnen met opleiden. Deze wereld is nu al complex genoeg.

Tijdens de EIM in Business kennissessie in het kader van het thema Input Management & Capture kwam het weer ter sprake: het Information Pre-Processing Center. het centrale punt in elk e organisatie waar langs alle inkomende kantcommunicatie plaatsvindt. waar dus ook alle data worden geaggregeerd, gecontroleerd, en gevalideerd om vervolgens het proces ingeschoten te worden. Zo'n center is nodig om het hoofd te kunnen bieden aan de enorme stromen data die langs steeds meer kanalen de organisatie bereiken: van papier, tot mail en social media en alles wat daartussen ligt. Tot Internet of Things aan toe, want wat te denken van schade-apps die alle data uit de sensoren van de auto halen, die communiceren en valideren en vervolgens koppelen aan de data die de verzekeraar al van u heeft? Zodat u nooit mee in de regen op uw motorkap een formuliertje hoeft in te vullen... Alleen 100% gevalideerde en volledige data helpen om een proces geautomatiseerd en goed af te handelen. Kwaliteit in data-capture bepaalt het succes van het proces. Wie aan de voorkant aandacht besteedt aan controle, kwaliteit en volledigheid krijgt aan de achterkant meer flexibiliteit en hogere klanttevredenheid.

 

Lees het hele verhaal over de trends en ontwikkelingen in input mgt. en capture in het magazine van EIM in Business verschijnt. 

john.dewaard

Een goed begin...

Gepost door john.dewaard Moderator 4-sep-2017

Voor een goed ontsluitbare informatieverzameling is het van belang om de separate stukjes informatie duidelijk onderscheidbaar van elkaar op te slaan en te beheren. In gewoon Nederlands: zorg ervoor dat informatie eenduidig wordt voorzien van unieke kenmerken. Dan weet u tenminste zeker dat u die informatie weer kunt terugvinden en - nog belangrijker - dat anderen dat ook kunnen. Bent u ervan overtuigd dat het eenduidig, consequent en consistent gebeurt als mensen dat gaan doen? Of zou het toch beter zijn om het over te laten aan een geautomatiseerd systeem? Met andere woorden: wat gaat er gebeuren met functies als DIV, postkamermedewerker (ook die in de digitale postkamer) en alle daaraan gerelateerde functies? Zitten die straks nog aan het begin van de informatiecyclus, zijn ze verdwenen of hebben ze juist hun toegevoegde waarde in een toezichthoudende rol? Bijvoorbeeld om erop toe te zien dat de AVG wordt nageleefd? Zijn zij degenen die opschuiven richting Data Privacy Officer? Of zou het niet op zijn minst handig zijn als ze dat zouden doen? Zij zouden immers de regisseurs van de digitale omgeving worden, volgens veel deskundigen? Volgens een artikel op eburg 'gaat het zelfs leuk worden'... Misschien is niet iedereen het daar mee eens.

Robotic Process Automation is aan een opmars bezig. De positieve business cases voor het incorporeren van robots op de administratieve werkvloer liggen voor het oprapen. Om het succes van deze robots te continueren, moet het management goed blijven kijken naar hun prestaties. Het zijn immers net mensen.

Organisaties staan voor de uitdaging de groeiende hoeveelheid data uit een even snel toenemend aantal bronnen te ontsluiten en te analyseren. Hoewel zij kunnen beschikken over een groot aantal analysetools, zien we nog altijd dat medewerkers veel informatie handmatig moeten verzamelen en beoordelen. Dat komt de efficiency en de productiviteit niet ten goede. Om nog maar te zwijgen over de foutgevoeligheid van deze werkzaamheden.

Eén specifiek doel

Er ligt een oplossing in de toepassing ‘Robotic Process Automation’(RPA). Het gaat om relatief kleine en  slimme programmaatjes die één specifiek doel hebben. Vandaag de dag zijn de meeste van deze robots erop gericht om veel handmatig ‘zoek- en verzamelwerk’ te automatiseren. Juist het werk dat is toegenomen door het fenomeen Big Data en door het feit dat databronnen en bedrijfsapplicaties steeds meer met elkaar gekoppeld worden. Het is dan ook niet verwonderlijk dat RPA-oplossingen in opmars zijn.

On- en offboarden

Business cases zijn eenvoudig te identificeren. Denk in de eerste plaats aan het on- en offboarden van medewerkers; onderdeel  van Identity & Access Management (IAM). Daar zijn vaak tientallen systemen bij betrokken en er moet rekening worden gehouden met het intrekken of toewijzen van rechten. Denk in dit kader ook aan het managen van relaties met flexibele medewerkers, die voor een bepaalde periode aan een organisatie verbonden zijn. Het handmatig toekennen van al deze rechten en systemen is een omvangrijke klus en als er fouten optreden is er in potentie een groot risico. Met RPA zijn deze problemen eenvoudig te voorkomen.

Datamigratie

Organisaties hebben de afgelopen jaren vele fysieke informatiestromen gedigitaliseerd en hebben deze data vervolgens ‘ergens’ geparkeerd. Repositories en mappen zijn op die manier volgelopen met data. Nu wordt het tijd om die data te migreren naar applicaties, systemen en repositories waar die data wel ten volle benut kunnen worden. Het is een zeer tijdrovende opgave om dit alles handmatig uit te voeren. RPA biedt in deze gevallen uitkomst. Een robot   kan data verzamelen, analyseren, verrijken, verwijderen en migreren naar de juiste omgeving.

Kwaliteit van het proces

De praktijk leert,  dat een proces waarbij minimaal 10 minuten handmatig werk nodig is al een rendabele case voor RPA biedt. Het aanmaken van een nieuwe klant, het inschrijven van een burger, het verwerken van een verzekeringsclaim; het zijn allemaal processen die worden gekenmerkt door een hoog gehalte van zoeken, overtikken en schermen verwisselen.

Je kunt de business case tevens bezien vanuit de kwaliteit van het proces. Kwaliteit kun je met RPA als het ware afdwingen.

  • Je weet dat bepaalde data bij een proces wordt betrokken.
  • Je weet dat de gedefinieerde processtappen worden doorlopen.
  • Je weet dat aangewezen medewerkers worden ingeschakeld wanneer zich uitzonderingen voordoen.

Dit is vooral voor financiële instellingen een uitkomst in het kader van Customer Due Diligence. Banken moeten er zeker van zijn dat de klant is wie hij zegt te zijn. Dat staat in de wet, maar het is ook vanuit zakelijk perspectief noodzakelijk een compleet beeld te hebben van de klant. Zo kun je immers het juiste aanbod bij hem neerleggen.

Management

U moet dus niet raar opkijken als binnen afzienbare tijd ook uw team wordt uitgebreid met een virtuele medewerker. Oké, u hoeft geen koffie voor hem of haar te halen. Het zal met onkostendeclaraties en verlofaanvragen ook wel meevallen. Maar in termen van management dient de robot wel degelijk te worden aangestuurd. Net zoals bij een medewerker van vlees en bloed moet u zich voortdurend afvragen of hij doet wat hij moet doen. Zijn er nieuwe databronnen die geïntegreerd moeten worden? Is er nieuwe wetgeving waar processen aan moeten worden aangepast? ICT bouwt de robots, maar de business – en dan met name de teamleider – dient erop toe te zien dat de robot doet waarvoor hij is gebouwd. Dat vereist kennis over planning, functionaliteit, procesbeheer en case management. Inderdaad, dat vereist managementvaardigheden.