navigatie overslaan
Alle plaatsen > Information & Process > Blog > 2018 > februari
2018

Information & Process

februari 2018 Vorige maand Volgende maand

De titel van deze bijdrage zegt eigenlijk al genoeg. Deze mening is overigens niet iets wat wij alleen bij UnitedXperts en EIM-campus vinden. Ook de grotere consultancy organisaties en andere netwerken zijn hiervan overtuigd. Deze ontwikkeling was exact voor Benedict Böhm en mij de reden in 2017 met UnitedXperts te starten en sinds kort nauw samen te werken met EIM-campus.

 

Het voor lange tijd in loondienst zijn bij één en dezelfde werkgever heeft zijn langste tijd gehad. Het is niet voor niets dat de Nederlandse werknemer steeds meer kiest voor het zelfstandig ondernemerschap. Ook de opdrachtgevers willen mensen maar tijdelijk inzetten met de speciale kennis en expertise die zij voor een periode nodig hebben om bepaalde zaken binnen hun organisatie te organiseren of te implementeren.

 

Wij van UnitedXperts hebben de overtuiging dat het samenwerken binnen een community dé manier is waarop we meerwaarde voor alle betrokkenen creëren. Met alle betrokkenen bedoelen we de opdrachtgevers, de zelfstandig professionals en leveranciers.

Wat óók gaat veranderen is dat opdrachtgevers gebruik gaan maken van echte specialistische kennis, zoals die binnen netwerken aanwezig is. Zij zullen dientengevolge steeds minder gebruik maken van reguliere intermediairs en gaan meer gebruik maken van specialistische netwerken.

 

Deze manier van werken kennen we trouwens al vanuit de middeleeuwen. Samenwerken deed men toen in een Gilde. Gildes, die lange tijd zeer succesvol zijn geweest, volgden principes die nu nog steeds gelden. UnitedXperts heeft veel van deze traditionele én zeer succesvolle gilde-principes in een modern (digitaal) jasje gestoken.

Ik noem hieronder een aantal principes en geef aan hoe wij hier binnen UnitedXperts mee omgaan:

 

  • Het Gilde was een belangenorganisatie van personen met hetzelfde beroep

Wij zien onszelf als die belangenorganisatie binnen het gebied van Enterprise Information Management. Hiervoor hebben wij onze community opgericht. Wij werken samen met specialistische partners en ondersteunen zelfstandig professionals, opdrachtgevers en leveranciers, die bij ons participeren;

 

  • In een Gilde werd kennis en ervaring uitgewisseld

Dat doen wij binnen de vier thema’s van de Special Interest Groups, waarvan men gratis en zonder actief te zijn via de EIM-campus, of betaald en actief via UnitedXperts gebruik kan maken. Als onze participant werk je samen met andere participanten aan trends en ontwikkelingen in ons vakgebied en communiceren wij erover via diverse moderne digitale communicatiekanalen en op congressen en in vakbladen;

   

  • Gildeleden werden opgeleid in het vak

Hiervoor werken wij vanuit UnitedXperts nauw samen met IMF-online, AIIM en TIMAF en samen met hen bieden wij projectmanagement-, vakinhoudelijke- en maatwerktrainingen aan;

 

  • Binnen het Gilde kon je als vakman erkend worden met de titel ”Gezel” en “Meester “ na het doen van de Gilde- of Meesterproef

Ook wij bieden de mogelijkheid tot accreditatie, waarbij je vakkennis en niveau wordt getoetst door gerenommeerde spelers uit de markt en door geaccrediteerde participanten. Middels accreditatie kun je je ook op deze twee niveaus onderscheiden;

 

  • Het Gilde behartigde de belangen van de gildeleden én bood kwaliteit

Kwaliteit staat binnen UnitedXperts hoog in het vaandel. Wij schrijven over het vakgebied en publiceren via meerdere kanalen. Bescherming bieden wij door met elkaar kwaliteit na te streven met gedragsregels waar wij ons met elkaar aan conformeren, door intervisies te houden tijdens projecten en evaluaties te doen na projecten;

 

  • Het Gilde had het alleenrecht op het uitoefenen van het vak, wat leidde tot de zekerheid van kwalitatief hoogwaardig werk

Wij hebben zeker niet het alleenrecht, maar willen wel samen met onze participanten dé partij zijn die als eerste wordt benaderd met vraagstukken en opdrachten uit dit vakgebied;

 

  • Er werden binnen het Gilde standaard prijzen voor werkzaamheden afgesproken

Wij willen reële prijzen voor onze participanten bedingen. We helpen onze participanten hierbij als zij voor onze opdrachtbemiddeling kiezen. Naarmate de schaarste op de markt toeneemt zullen wij het voortouw nemen om de juiste prijsafspraken voor onze participanten te maken;

 

  • Leden werden ook financieel ondersteund op het moment van financiële nood (broodfonds)

Deze optie willen wij vanuit UnitedXperts op termijn en volledig onafhankelijk van onze community aanbieden. De bedoeling is dat de participanten elkaar onderling financieel helpen bij ziekte of als ze langdurig zonder opdracht zitten. Een broodfonds gaat echter pas werken zodra betrokkenen vertrouwen in elkaar hebben opgebouwd. Dit heeft nog wat tijd nodig, want wij zijn immers pas een jaar geleden met onze community gestart.

 

Tot slot

De manier van werken en samenwerken zoals wij die vanuit het Gilde kennen komt in de moderne tijd weer terug. De manier waarop vraag en aanbod binnen de markt wordt afgestemd zal steeds meer door communities worden ingevuld. Flexibilsering van de arbeidsmarkt zet sterk door.

UnitedXperts is hier op het gebied van Enterprise Information Management door onze samenwerking met EIM-campus klaar voor.

 

U ook?

Zo ja, sluit je dan om te beginnen aan door jezelf gratis te registreren op de EIM-campus of door actief te participeren tegen een onkostenvergoeding bij UnitedXperts.

Uit onderzoek van vorig Dell Technologies blijkt dat 86 procent van de Nederlandse bedrijven (wereldwijd is dat 78 procent) gelooft dat digitale startups momenteel of in de toekomst een bedreiging vormen voor hun organisatie. Dat zorgt voor een soort selffulfilling prophesy: meer dan de helft denkt niet zeker te weten of ze over vijf jaar nog bestaan.

 

Iets meer dan de helft (52 procent) van alle Nederlandse bedrijven die deelnamen aan het onderzoek is bang dat ze in de komende drie tot vijf jaar overbodig zullen worden door de concurrentie van digitale startups. Dit ondanks dat Nederland van de Europese landen, na Duitsland, op de een na hoogste trede staat van de Transformation Maturity-ladder.

 

Sommige bedrijven voelen dat verandering bij hen ernstig achterwege blijft. In Nederland heeft 61 procent van de zakelijke leiders de afgelopen drie jaar te maken gehad met significante disruptie in hun industrie naar aanleiding van digitale technologie en het Internet of Everything. Zeker 58 procent van de Nederlandse bedrijven heeft geen idee hoe hun bedrijf er over drie jaar uit zal zien. Wereldwijd is dat 48 procent.

 

Deze bevindingen komen uit een onderzoek dat Dell Technologies door onafhankelijk onderzoeksbureau Vanson Bourne heeft laten uitvoeren onder 4.000 zakelijke leiders in zowel middelgrote als grote ondernemingen uit 16 landen en 12 industrieën.

 

‘Deze vierde industriële revolutie is vooralsnog even meedogenloos als zijn voorgangers. Als bedrijven niet bij kunnen blijven, raken ze snel achterop… of erger. De ‘delay until another day’-aanpak werkt gewoonweg niet meer’, zegt Jeremy Burton, chief marketing officer van Dell Technologies.

 

Trage vooruitgang

Er wordt op het gebied van innovatie mondjesmaat vooruitgang geboekt. Sommige bedrijven zijn zelfs nauwelijks gestart met hun digitale transformatie. Anderen doen dat beetje bij beetje. Enkel een kleine minderheid is vrijwel klaar met zijn digitale transformatie. Terwijl slechts delen van veel bedrijven digitaal denken en werken, geeft 72 procent van de Nederlandse bedrijven toe dat digitale transformatie breder toegepast zou moeten worden in de organisatie.

 

En de litanie gaat verder: ongeveer 6 op de 10 wereldwijde bedrijven is niet in staat te voldoen aan belangrijke vragen van klanten, zoals het bieden van betere beveiliging en 24/7 snelle toegang tot services en informatie. In Nederland geeft 64 procent toe dat het niet in real time reageert op informatie waarover ze beschikt.

 

‘Juist deze zaken zijn van doorslaggevend belang in een digitaal tijdperk. Falen in een zeer concurrerende markt als deze, kan het begin betekenen van een digitale crisis’, aldus Burton.

 

Digitaal reddingsplan

Door die acute bedreiging van disruptieve partijen, zijn veel Nederlandse bedrijven op zoek naar oplossingen om hier mee om te gaan. Om hun digitale transformatie te versnellen,

  • zegt 74 procent dat ze snel moeten kunnen beschikken over gecentraliseerde technologie voor hun bedrijf;
  • heeft 72 procent plannen te investeren in IT-infrastructuur en digitale skills van het management;
  • zal 75 procent zijn mogelijkheden voor softwareontwikkeling uitbreiden.

 

De belangrijkste plannen op het gebied van IT-investeringen voor de komende drie jaar in Nederland zijn (in volgorde van prioriteit):

  1. Internet of Things-technologie
  2. Ultra-high performance-technologie (bijv. gebruik van flash-technologie)
  3. Analytics, big data en data processing (bijv. creëren van een datalake)
  4. Next-generation mobile apps

 

‘In de nabije toekomst zal elke onderneming softwareontwikkeling en -expertise tot zijn kernactiviteiten rekenen. Veel van deze bedrijven zullen nieuw zijn op de markt. Anderen, die de afgelopen twintig jaar zelf geen coderegel hebben geschreven, staan aan het begin van een enerverende reis. Nieuwe digitale producten en diensten stuwen de transformatie van de IT-infrastructuur, omdat bedrijven te maken krijgen met duizend keer zoveel gebruikers en duizend keer zoveel data’, besluit Burton. 

Digitale transformatie belooft alles te veranderen. Toepassing van IT-oplossingen in nog meer aspecten van het dagelijkse zaken- en mensenleven. ‘Easy’ is hierbij het keyword.

 

Zo moest je ‘vroeger’ bellen om een formulier toegestuurd te krijgen dat je daarna invulde, ondertekende en opstuurde, waarna een medewerker je gegevens hopelijk foutloos overtypte in een green-screen. Tegenwoordig is het een kwestie van klik-klik-klaar. En binnen afzienbare termijn krijg je bijvoorbeeld via je digitale huisassistent een voorstel van je bank of je je vakantiegeld niet wilt beleggen in kunst omdat uit je klantprofiel blijkt dat je daar interesse in hebt.

 

Slimme oplossingen noodzakelijk

Maar ‘easy’ betekent niet dat de complexiteit verdwenen is, het betekent slechts dat slimme oplossingen complexiteit afschermen. De vorm verandert radicaal, maar in de kern verandert de inhoud niet. Nog steeds sluiten we overeenkomsten die we, indien nodig, kunnen reproduceren. Nog steeds willen we onze klanten juist en volledig informeren. Nog steeds hebben we verantwoording af te leggen naar toezichthouders en overheden. Nog steeds hebben we risico’s te managen. En nog steeds beslist uiteindelijk de rechter.

 

Maar radicale verandering van vorm betekent wel dat content management verandert. Bedrijfsprocessen zoals het sluiten van overeenkomsten worden steeds meer een directe interactie tussen partijen en systemen. Een gedetailleerde audit-trail van dit proces – uitgebreid met informatie die de noodzakelijke context toevoegt – komt daarbij nog het dichtst in de buurt bij het vroegere concept van een contract. Dergelijke content zullen we net zo zorgvuldig moeten beheren, conform dezelfde retention-policies, als voorheen onze (gescande) met de hand ondertekende papieren contracten.

 

Zelflerende systemen

Beslissingen in bedrijfsprocessen kunnen in toenemende mate aan zelflerende systemen worden overgelaten. Voorheen werden bedrijfsregels op basis van specificaties gecodeerd. In toenemende mate is moderne software in staat zich met behulp van machine learning en artificial intelligence aan te passen op basis van analyse van verzamelde data. Er zijn echter beslismomenten in bedrijfsprocessen die voortvloeien uit wet en regelgeving, waar verantwoording over moet worden afgelegd. De ontwikkelingen gaan snel, zo snel dat de wetgevende- en rechterlijke macht dat maar nauwelijks kan bijhouden.

 

De uitdaging voor content management professionals is samen met bedrijfsjuristen en management een antwoord te vinden op de vraag hoe in de snel digitaliserende wereld in de explosie van data de juiste informatie te vinden, vast te leggen, conform de regels te beheren, te beveiligen, en gedurende de hele life cycle volledig en in consumeerbaar formaat te reproduceren.

 

Belangrijke vragen hierbij zijn:

  • Hoe leg je de overeenkomsten zo vast dat niemand ze kan betwisten?
  • Hoe voldoe je aan je zorgplicht als bank, als werkgever, als bedrijf in milieugevoelige sectoren of zorg?
  • Hoe deel je het met wie het mag en wil zien?
  • Hoe geef je conform GDPR het data subject controle over zijn data?

 

Terug naar de kern; de informatie is leidend, niet de vorm.

 

Door Mark Disselhorst, participant bij UnitedXperts

 

Deze column bevat mijn persoonlijke ervaringen en meningen als onafhankelijk consultant en is dus op strikt persoonlijke titel geschreven. Hij vertegenwoordigt op geen enkele wijze de organisatie waarvoor ik werkzaamheden verricht.

Naar ik heb begrepen van de deskundigen Peter R. de Vries en rechtbankjournaliste Saskia Belleman van de Telegraaf ging er bij het Passageproces (waar inmiddels de verdachten zijn veroordeeld) een pleitnota van het OM van meer dan 2250 pagina’s vooraf. Het voorlezen alleen al duurde zo’n 8 uur. Al die pagina’s. Dat zijn bijna alle boeken van Harry Potter bij elkaar. Maar die snapte ik tenminste nog. Hier kan toch helemaal niemand iets mee? Denkt u nu echt dat aan het eind van het verhaal werkelijk nog één persoon wakker is (afgezien van de verdachten)?

 

Dat is toch niet meer van deze tijd? Wie verzint zoiets? Kan dat nou niet anders? Die honderden ordners (jawel, ze durven het nog hardop te zeggen ook) die vol zitten met informatie over een 10 jaar durend proces zijn toch volslagen onbenaderbaar als het gaat om overzicht? Hoe ga je daar iets in vinden over een specifiek onderdeeltje uit het proces? Waarom worden ze eigenlijk nog geprint? Ook al is het opgedeeld in separate dossiers, zoals Saskia Belleman aangaf, er is gewoon niet doorheen te komen. Hoezo toegankelijkheid van informatie? Om nog maar te zwijgen van de mogelijkheid dat straks iemand met die stapel dossiers achterop zijn fiets (of voor in zijn bakfiets) door Amsterdam gaat...

 

Daar is nog wel wat winst te boeken denk ik zo.

Meer dan in het omzetten van de Gemeentelijke Basisadministratie...

Daar gaan ze nooit meer wat mee verdienen ben ik bang.

Bundeling van kennis- en ervaring in de wereld van Enterprise Information Management

 

Met de ondertekening van de samenwerkingsovereenkomst tussen alle betrokkenen is een tweetal initiatieven in de wereld van Enterprise Information Management (EIM) bij elkaar gekomen: de EIM-campus en UnitedXperts. Daarmee komt zowel veel kennis en ervaring als ook de inzetbaarheid van praktische EIM-deskundigheid onder één onafhankelijke noemer beschikbaar voor alle geïnteresseerde EIM-professionals. 

 

In 2017 werd zichtbaar dat de EIM-campus (hét informatieplatform binnen het EIM-vakgebied) én UnitedXperts (een omvangrijk samenwerkingsverband van EIM-specialisten) elkaar zinvol aanvullen. Vooral werd duidelijk dat de kennis en ervaring van de tientallen (geaccrediteerde) EIM-experts breder gedeeld kon worden via de EIM-campus. Initiërende partijen besloten hun online activiteiten samen te voegen onder EIM-campus. De EIM-campus blijft zodoende de vertrouwde omgeving om alle actuele ontwikkelingen in het EIM-vakgebied te volgen en waardevolle bijdragen te leveren aan discussies en gespreksonderwerpen. ‘Wij organiseren dit kosteloos en onafhankelijk’, aldus Hans Kaashoek, Managing Partner van Strategy Partners Nederland, één van de initiatiefnemers van de EIM-campus. ‘Daarmee willen we een platform bieden aan alle EIM professionals die zich willen verdiepen en hun kennis willen delen met anderen. Eén centrale plaats voor contact met mensen die zich aangesproken voelen door hetzelfde onderwerp en geen versnippering meer.’

 

Via de omgeving van UnitedXperts binnen de EIM-campus hebben bezoekers de gelegenheid elkaar nu ook ‘face-to-face’ te ontmoeten. De actieve Special Interest Groups (Input & Capture, Data & Secure, Information & Process en Output & Communicate) organiseren daarvoor regelmatig bijeenkomsten waar participanten actuele onderwerpen in dat specifieke marktsegment met elkaar bespreken’, aldus Hans Dickerscheid (Community Director van UnitedXperts). De resultaten van onderzoek en discussie leiden tot nieuwe inzichten die óf door ervaren publicisten als John de Waard (TAPAS, Tekstschrijven als Passie) als artikelen in EIM professional (een uitgave van DocumentWereld i.s.m. EIM-campus) worden gepubliceerd óf leiden tot nieuwe presentaties gegeven tijdens kwartaalbijeenkomsten, kennissessies of tijdens de jaarlijkse uitreiking van de EIM-Awards. ‘UnitedXperts biedt bezoekers tevens een breed scala aan EIM gerelateerde (desgewenst op accreditatie gerichte) opleidingen, die voor participanten tegen een gereduceerd tarief beschikbaar zijn’, vult Benedict Böhm (Operations Director van UnitedXperts) aan.  

 

Meer weten? Bezoek gewoon vrijblijvend www.EIM-campus.nl. Open een gratis account en selecteer vervolgens de onderwerpen waarover u geïnformeerd wenst te worden.

 

Geïnteresseerden kunnen zich kosteloos en vrijblijvend via www.eim-campus.nl registreren om deel te nemen aan de discussies. Mensen die zich registreren en hun postadres opgeven via info@eim-campus.nl krijgen een exemplaar van het eerstvolgende magazine EIM professional met als thema ‘Input & Capture’. Dat magazine is de tweede in de serie EIM professional magazines en verschijnt (ovb) in februari.

Ervaart u ook enige jalousie als u door de verkoopbrochure van een huis bladert? Alles functioneel ingericht, mooi strak geordend, geen rommel en je zou er zo in kunnen gaan wonen. Er zijn mensen die bewust vaak verhuizen om zo de aanwas van niet meer noodzakelijke spullen beperken. Dit terwijl ze iedere keer weer een iets groter huis kopen. Automatiseringsafdelingen laten de systeemomgeving en de gegevensverzamelingen maar wat graag (mee)groeien met de nieuwe vereisten van de onderneming. Iedere keer weer een maatje groter en meer functies. Maar het ordenen en opruimen van de reeds aanwezige informatie is niet hun sterkste eigenschap. Een activiteit die door de explosief groeiende informatiemassa zo nu en dan hard nodig is.

Bij een verhuizing worden letterlijk alle kasten en laden opengetrokken en wordt alles wat daarin zit minimaal één keer geanalyseerd. Bij het uitruimen wordt bepaald wat de emotionele of fysieke waarde is en of het behouden moet blijven. Blijft het behouden dan wordt bepaald waar het object in de nieuwe omgeving komt te staan en welke functie het daar krijgt. Objecten die niet op waarde kunnen worden geschat, worden of weggedaan of tijdelijk elders opgeslagen. Bij het uitpakken van de verhuisdozen vindt een tweede waardebepaling plaats. Voldoet het zoals voorgesteld of krijgt het bij nader inzien toch een andere bestemming. Hoe anders gaat het bij de vernieuwing van applicaties. De selectie van de nieuwe functionaliteit en daarbij behorende gebruiksmogelijkheden krijgt alle aandacht. De nieuwe technische en functionele vereisten van de onderneming, nu en in de toekomst, moeten perfect ondersteund worden. Actualisering van de inhoud van de applicatie is daarbij vaak een onderbelicht element. De gestructureerde data wordt met de ETL-aanpak (Extractie, Transformatie en Laden) aangepast en overgezet. Schoning en actualisering wordt niet tot zelden gedaan. Ongestuctureerde content in  fileshares, sharepoint sites of ECM systemen wordt vaak, als een last minute projectactie, één op één overgezet van de oude naar de nieuwe omgeving. Een van de redenen dat een goede analyse van de betekenis en waarde van deze content achterwegen blijft heeft te maken met het eigenaarschap. Ongestructureerde content wordt doorgaans door medewerkers op zelf te kiezen locaties opgeslagen. Dit met zelfgekozen ontsluitingskenmerken en op basis van een eigen ordening. Is de content oud, is medewerkers niet meer in dienst, de afdeling gereorganiseerd of opgeheven dan durft niemand zijn vingers te branden aan de opruiming van deze content. Opslagsystemen worden steeds goedkoper dus het as-is overzetten is financieel geen probleem. Een alternatief is het op read-only zetten van de oude verzameling en alleen de echt  gevraagde content on-demand overzetten. Als men na verloop van tijd nog weet wat daar staat!

Wat bij het as-is overzetten een probleem geeft, is de toegang en het gebruik van de content in de nieuwe omgeving. Nieuwe softwarefuncties komen niet tot hun recht omdat de benodigde registratiekenmerken onvolledig zijn of ontbreken. Het overzetten van dubbele, verouderde of niet meer relevante content vertroebelt de kwaliteit en werkbaarheid van de informatie. De presentatie van relevante objecten betreffende een zaak is onvolledig omdat geen uniforme metadatakenmerken en structuur is toegepast. Dit laatste geeft een bottleneck bij de ondersteuning van cusomerselfservice applicaties. De klant, als buitenstaander, wil direct de juiste en volledige informatie tot zijn beschikking hebben om te voorkomen dat hij/zij bij het uitvoeren van een transactie gefrustreerd raakt en afhaakt.

Als een onderneming inzet op de digitalisering van haar processen en klantinteractie en investeert in nieuwe systemen en applicaties (het nieuwe huis) zal ook terdege aandacht moeten worden besteed aan de kwaliteit, juistheid en actualiteit van de informatie (de inrichting). Dit vraagt serieuze voorbereiding en projectresources. Met het resultaat, een opgeruimd, geactualiseerd, functioneel ingericht en direct inzetbare informatiehuishouding kan de onderneming weer jaren vooruit.

Het grote verschil tussen gestructureerde en ongestructureerde informatie is dat je van de eerste direct kan zien wat het is en wat de “waarde” ervan is. Bij de tweede ligt de werkelijke waarde vaak verborgen in de inhoud.

Gestructureerde informatie (data en tekstgegevens) kun je direct lezen en heeft een concrete waarde. Door gegevens binnen de context van een applicatie te brengen wordt de waarde ervan nog concreter en wordt ook de relatieve waarde ten opzichte van andere gegevens duidelijk. 100 is in absolute waarde 100, maar in betekenis gering als de naast volgende waarde in een serie 10.000 is. Gestructureerde informatie kun je sorteren op waarde, analyseren en eenvoudig in relatie brengen tot andere informatie elementen. Business Intelligence en Big data analyse tooling maakt hier dankbaar gebruik van.

Ongestructureerd
Hoe anders is het met de waardebepaling van ongestructureerde informatie. Allereerst staat deze informatie als individuele bestanden ergens in een opslag of beheeromgeving. Afhankelijk van de opslagomgeving kun je zien wat voor objecttype het is, zijn omvang, de titel en mogelijk wat aanvullende gegevensvelden zoals creatiedatum, eigenaar en laatst gebruikt. Ook de plaats van het object binnen de beheeromgeving kan enige informatie geven over de aard van het object. Maar het zijn nog steeds om- of beschrijvende gegevens over het object zelf. Mogelijke informatie over de inhoud van het object kan worden verkregen uit aanvullende metadata of indexvelden. Als deze velden tenminste zijn gedefinieerd en zinvol zijn ingevuld. Iets dat door de gebruiker niet altijd als een plezierige taak werd en wordt ervaren. Nieuwe beheersoplossingen helpen de gebruiker bij het opslaan van nieuwe informatie met suggesties bij het invullen van deze velden. Ze  “kijken mee” naar de aktiviteiten in het werkproces, de rol van de gebruiker en deels ook naar de meest voorkomende woorden in het object. Een volledige automatische analyse en registratie komt ook steeds vaker voor. Informatie wordt zo vollediger en met een bedrijfstaxonomie geregistreerd, gegroepeerd als het gaat om soortgelijke informatie en overeenkomstig de waarde voor langere termijn veiliggesteld. Dit vermindert werk en willekeur van de eindgebruiker en verbetert de terugvindbaarheid van een object, het bonnetje, de bezwaarbrief of de beleidsnota.

Oude bestanden
Maar wat te doen met de reeds aanwezige, oude en vaak slecht geregistreerde files en bestanden in een organisatie? Een beetje organisatie heeft er miljoenen op diverse Fileshare locaties staan. Oudere beheeroplossingen bieden slechts een digitale weergave van de oorspronkelijke fysieke file/folder opslagstructuur in plaats van een metadate gebaseerde ontsluiting. Ook in modernere document- of contentmanagementoplossingen is de inhoud en zo de bedrijfswaarde of risico van de opgeslagen objecten niet tot nauwelijks te bepalen. Dit door niet of foutief ingevulde velden, verschillende in terminologie of het gebruik van de velden voor andere informatie. Alleen afgaan op hoe het oude object is ontsloten maakt de integratie in één bedrijfsinformatiehuishouding risicovol. Enerzijds vanwege het zoekresultaat-overload door de presentatie van alle mogelijke objecten en anderzijds omdat de werkelijke inhoud en waarde daarvan niet bekend is. Dat laatste geeft een reële kans op het niet tonen van wel aanwezige en relevante informatie. Als een cruciale bedrijf- of klantbeslissing op onvolledige informatie wordt genomen kunnen de gevolgen, bij nadere analyse, ingrijpend zijn. Weten wat de werkelijke inhoud en waarde van de bestaande objecten en bestanden voor de bedrijfsvoering is, is meer dan alleen een technisch linkje leggen naar de objecten op basis van de leesbare kenmerken. Een goede inhoudelijke analyse van wat er echt in het object staat en een daarop gebaseerde classificatie en ontsluiting maakt van een oude bestand een waardevol informatie-object.