navigatie overslaan
Alle plaatsen > Information & Process > Blog > 2017 > mei
2017

Information & Process

mei 2017 Vorige maand Volgende maand
De grootste uitdaging in Zaakgericht Werken zit in de organisatorische implementatie en eerlijk gezegd is de merkbare verbetering in de dienstverlening maar minimaal. Dat waren de twee opvallendste uitkomsten uit een live poll tijdens het Heliview-congres Zaakgericht Werken onlangs in Congrescentrum 1931 in Den Bosch. Medeorganisator Sven Blom van KBenP Zaakgericht Werken, kijkt daar niet zo van op. ‘In heel veel van dit soort nieuwe trajecten merk je dat de grootste weerbarstigheid binnen de eigen organisatie zit. En de implementatie van Zaakgericht Werken heeft een behoorlijke impact, dus dan zal niet iedereen in de rij staan. En het tweede wordt (mede) veroorzaakt door het eerste.’

Het hele artikel staat te lezen op http://www.documentwereld.nl/achtergrondartikelen/113/11189-zaakgericht_werken_draagt_minimaal_bij_aan_verbetering_dienstverlening  

 

Wat betekent dit nu: dat het fenomeen ZGW is mislukt en dat we daarmee eigenlijk het streven naar 1 digitale overheid naar het rijk der fabelen kunnen verwijzen? Of is Zaakgericht Werken nog altijd een prima middel om in ieder geval meer zelfredzaamheid van zowel de burger als de overheid als andere partijen in de keten in gang te zetten?

 

Ben je van mening dat je afgelopen jaar al veel ‘disruptie’ hebt gezien? Zet je dan schrap voor 2017, want er zit nog veel meer in het vat. Gevestigde bedrijven worden buitenspel gezet en uit de markt geïnnoveerd door digitale start-ups. Een op de twee organisaties twijfelt of het binnen vijf jaar nog wel bestaat. Te midden van de disruptie zijn er gelukkig ook veel mogelijkheden. Heel veel zelfs. Jeff Clarke, vice-chairman of Operations & president of Client Solutions bij Dell zette de zeven belangrijke trends voor 2017 op een rij. Deze zullen ongetwijfeld de manier waarop je zaken doet veranderen. een van de belangrijkste trends is de opkomst van de Chief IoT Officer. Logisch, of te gek om los te lopen?

 

 

Chief IoT Officer
De Chief Digital Officer was een trend in 2016, maar er is nu een new kid on the block: de Chief IoT Officer. Bedrijven ervaren een toenemende druk om de kloof tussen de business en IT te overbruggen. In een poging om de ROI en de efficiëntie te verbeteren, zal de Chief IoT Officer een brug vormen tussen iedereen in de organisatie: van facility-managers tot CIO’s en van IT-managers tot CEO’s.

De Chief IoT Officer zal als change agent verantwoordelijk zijn om het bedrijf door de vierde industriële revolutie te loodsen. Een wereld die leeft op het aanzwellende ritme van acht miljard aangesloten apparaten. Voorspellingen geven aan dat dit aantal zal groeien tot meer dan 200 miljard apparaten in 2031, dat is 25 keer meer dan het aantal mensen op aarde.

 

Negen van de tien organisaties hebben geen inzicht in de waarde of het risico van de aanwezige content

Voor de evolutie van content- naar informatiemanagement is de kwaliteit van content van cruciaal belang. Slecht geclassificeerde content heeft veel negatieve gevolgen. Kortom, zegt Hans Kaashoek, tijd om orde op zaken te stellen en grip te krijgen op alle aanwezige content. Een fundamentele analyse van deze content is noodzakelijk.

Enterprise Content Management (ECM), voor het beheer en het werken met ongestructureerde informatie, evolueert richting Enterprise Informatie Management. Ook de functionele verrijking van de ECM oplossing met contentanalyse en nieuwe zoek- en integratiefuncties draagt bij aan deze evolutie. De effectiviteit en het rendement van een EIM-oplossing wordt echter in hoge mate bepaald door de kwaliteit van de onderliggende content. Content (files, e-mails, foto’s, video, blogs) wordt naast gestructureerde data (ERP, CRM, HRM) steeds nadrukkelijker gezien als bedrijf kritische informatie. Ontoereikende of niet geclassificeerde content, bestaand en nieuw, die over meerdere bronsystemen of locaties is opgeslagen heeft een permanent negatief effect op de kwaliteit van de EIM-oplossing en de kosten van beheer en opslag. Slecht geclassificeerde content beperkt tevens de mogelijkheden van de nieuwste informatieontsluiting- en gebruiksfuncties. De explosieve toename van de hoeveelheid content die een organisatie ontvangt, creëert en opslaat versterkt al deze problemen. Tijd dus om orde op zaken te stellen en zo weer grip te krijgen op alle content in een organisatie. Contentanalyse en -herclassificatie voor de verbetering van de kwaliteit van de in- en externe informatievoorziening. Contentschoning en -consolidatie voor het beperken van de risico’s van out-dated content en de stijging van opslag- en beheerkosten. De combinatie van beide biedt op bedrijfsniveau vele voordelen om een digitale organisatie flexibel en slagvaardig te maken.

Geen inzicht
Vijfentwintig jaar document- en contentmanagement hebben hun sporen nagelaten in het informatielandschap. Ooit als state-of-the-art geïntroduceerde documentbeheersystemen zijn nu technisch verouderd en een blok aan het IT-been. Afdelingsgerichte toepassingen waarin de gebruiker eenvoudig zijn weg en informatie kon vinden zijn door beperkte functionaliteit ongeschikt voor organisatie brede inzet. Zijn de documenten ooit gescand en opgeslagen in het TIFF-formaat dan is inhoudelijk zoeken uitgesloten. Ontwikkelingen in terminologie, begripskader en registratie- en rapportage-eisen veranderen maatwerksystemen in echte informatiesilo’s. Vooral als de digitale files alleen met een doc-id-nummer geregistreerd zijn en deze via complex maatwerk, met vaak ook proceslogica, hecht geïntegreerd zijn met bedrijfsapplicaties. Het uitfaseren van deze systemen is niet eenvoudig. Veel content verdwijnt uit het gezichtsveld door de herinrichting van een organisatie of het einde van een project. Zonder eigenaar worden eens bedrijfskritische documentsystemen passieve informatiebronnen waarvan de kennis van de inhoud, de betekenis en de waarde ontbreken. Ook medewerkers wisselen van functie of verlaten de onderneming en laten allerlei dossiers en files achter. De toepassing van ECM-systemen ten spijt, staat veel content op fileshares, in inboxen en allerlei snel aangemaakte SharePoint-sites. Deze content is meestal “geordend” in een door de gebruiker verzonnen mappenstructuur met de filenaam als enige ontsluiting. Resultaat van dit alles is dat negen van tien organisaties geen inzicht hebben in de exacte hoeveelheid, de waarde en het risico van alle aanwezige content. Content die essentiëel is voor één integrale klantbenadering of zaakafhandeling en die een adequate informatiehuishouding vereist. Een informatiehuishouding waaraan door toenemende digitalisering van organisaties, werkprocessen en klantinteractie steeds hogere eisen wordt gesteld. Een informatiehuishouding die, net als in de datawereld, eenduidig en uniform moet worden ontsloten en beheerd.

Schrikbeeld
Tachtig procent of meer van de bedrijfsinformatie is ongestructureerde content die op diverse locaties wordt opgeslagen. Recentelijke nog werden alle inkomende berichten door een postkamer of een DIV medewerker geregistreerd. Nu gaan ze via multichannel input zonder registratie direct naar de medewerker of de processen. Content in cloud-toepassingen heeft een eigen ontsluitingstructuur en is daardoor lastig te integreren met bestaande informatiebronnen. Nieuwe versies van ECM en informatiebeheersystemen bieden weliswaar geavanceerde functionaliteit maar deze kan lang niet altijd optimaal worden benut. Zo biedt bijvoorbeeld SharePoint 2013 veel uitgebreidere contentbeheer-, classificatie- en ontsluitingsfuncties dan de 2007 of 2010 versies. Deze functionaliteit komt echter niet tot zijn recht bij een lift & shift contentmigratie omdat essentiële metadatavelden niet in de voorgaande versie aanwezig zijn en dus nieuw gedefinieerd moeten worden. In menig organisatie ontbreekt het aan een overall metadatamodel waardoor content nog vaak toepassingsgericht wordt geclassificeerd. Hierdoor ontbreekt het overzicht van alle aanwezige en relevante informatie over een klant, zaak of project.

Wat organisaties wel zien is de lange maar toch onvolledige resultaatlijst na een zoekopdracht of de explosieve stijging van opslag- en beheerskosten. Toename van de vereiste opslagcapaciteit met ruim dertig procent per jaar is geen uitzondering. Het overgrote deel is voor content zoals e-mails, documenten, foto’s en video. Het met tien hoogresolutie foto’s via mobielschademelden.nl registreren van een ongeval geeft duizend keer meer datavolume dan via één schadeformulier. De opslagkosten voor één petabyte zijn vele miljoenen euro’s/jaar. Het financiële schrikbeeld voor menig CIO van een grote onderneming. Van de ongestructureerde informatie staat tachtig procent ongeclassificeerd in fileshares, inboxen of SharePoint sites. Ruim zestig procent van alle bedrijfsinformatie is dus content met een onbekende waarde of risico. Teveel content te lang bewaren leidt tot significante risico’s in aansprakelijkheid of rechtmatigheid. Gerichte of rechtmatige schoning is noodzakelijk maar wordt lang niet altijd uitgevoerd. Om voorgaande uitdagingen te adresseren en de organisatie gereed te maken voor een volledig digitale toekomst is een fundamentele analyse van alle aanwezige content op enig moment noodzakelijk. Werk dat voorheen door geduldige specialisten werd uitgevoerd maar nu steeds vaker met software wordt gedaan. Waarbij de laatste zowel technisch als functioneel aanzienlijk eenvoudiger opschaalt dan de eerste.

Contentverrijking
Het resultaat en doorlooptijd van een contentoptimalisatieproject wordt mede bepaald door de mate en kwaliteit van de classificatie. Classificatie op basis van traditionele file-analyse met alleen wordcounting of keyword-extractie is ontoereikend. Omdat hierna nog de mapping van de geëxtraheerde keywords op de organisatietaxonomie moet worden gedaan. Deze mapping en de afhandeling van de uitzonderingen zijn foutgevoelige en tijdrovende processen. Nieuw is de classificatie met zelflerende algoritmen die gebruikmaken van een representatieve referentieset van gelabelde objecten én de daarbij behorende verwerkingsregels. Het proces verloopt hierdoor vrijwel volledig automatisch. Contentverrijking en -consolidatieprojecten doorlopen doorgaans de volgende stappen: - contentinventarisatie en –mapping over alle bronsystemen en opslaglocaties heen, - definitie metadatastructuur voor de doelomgeving - GAP analyse en projectscooping, - creatie referentieset met procesregels - detailkoppeling met bronsystemen, - lezen, analyseren en classificeren content, - verrijking metadatagegevens en herclassificatie content, - optioneel: ontdubbelen, bepaling laatste versie, verwijderen dark-data en opschoning - terugschrijven of inlezen content en metadata in doelomgeving. En alles met gedetailleerde logging,  procesdashboards, rapportagefuncties en validatieslagen. Dat ondernemingen de kwaliteit, beheersbaarheid en kosten van ongestructureerde informatie serieus nemen blijkt uit de vele oplossingen en projecten op dit gebied.

Twee stromingen
Voor de optimalisatie van contenttoegang en -gebruik zijn twee stromingen in de markt te onderkennen. Fundamentele contentanalyse, -verrijking en -consolidatie enerzijds en de inzet van geavanceerde zoektechnologie anderzijds. De inzet van zoektechnologie heeft voor- en nadelen.
Enkele voordelen zijn:
- minder complex implementatie- en veranderingsproces,
- werkt goed binnen gerichte informatieverzamelingen,
- semantisch zoeken wordt steeds beter,
- eenvoudig in gebruik.
Enkele nadelen zijn:
- geen ontdubbeling, opschoning en opslagreductie,
- eigen formulering vraagstelling kan tot verschillende antwoorden leiden,
- vereist goede opbouw thesauri en woord in context analyse,
- en als grootste nadeel; het probleem wordt niet bij de bron aangepakt en geeft geen fundamentele verbetering van de bestaande informatiehuishouding.

Positieve effecten
De operationele en financiële resultaten van tot nu toe uitgevoerde contentclassificatieprojecten zijn uiterst positief. Inzicht krijgen in de werkelijke aard en hoeveelheid content die een organisatie bezit is soms al zeer waardevol. Oude verzamelingen en versnipperde content wordt geschoond, verrijkt en logisch of zelfs fysiek geconsolideerd in één uniforme en organisatiebrede informatieverzameling. Dossiers bevatten alle relevante informatie en ondersteunen iedere kenniswerker. Kennis die hierdoor beschikbaar komt voor de organisatie en niet langer persoonlijk bezit is van medewerkers. Dit verhoogt tevens de organisatieflexibiliteit en inrichtingsmogelijkheden, ook in relatie tot digitale klantinteractie. Effectief gebruik van de nieuwste ontsluiting- en beheerfuncties wordt mogelijk wat de gebruikswaarde van standaard software verhoogd. Een integrale klant- of zaakbenadering vereist geen complexe informatie- en systeemintegratie meer. Na een fysieke consolidatie kunnen softwarelicenties van oude beheersystemen worden opgezegd. Vermindering van het opslagvolume met dertig tot veertig procent en daaraan gerelateerde kosten en beheerinspanning worden al snel gerealiseerd. Toekomstige herclassificatie wordt door de actualisering en opschoning aanzienlijk eenvoudiger. De informatieverzameling is op orde en voldoet aan informatie governance richtlijnen.

Grip op de kwaliteit, de hoeveelheid en het gebruik van content brengt, naast kostenbesparingen, de realisatie van de echte kennisorganisatie een stap dichterbij. Met het inzicht van wie welke content voor welke taak gebruikt kunnen kennisprofielen worden aangemaakt en informatierelevantie worden bepaald. Pro-actieve ondersteuning van medewerkers of zelfwerkzame externe relaties wordt een automatisme. Nieuwe informatie wordt onder de “save-knop” automatisch geclassificeerd en zo altijd juist ontsloten en opgeslagen. Content in context wordt essentiële bedrijfsinformatie en waardevolle kennis voor iedereen.

john.dewaard

Dag van de Arbeid

Gepost door john.dewaard Moderator 1-mei-2017

Hoe kan het toch dat op de Dag van de Arbeid zo ongeveer heel Europa (en een serieus deel van de wereld) vrij heeft? Het heet toch de Dag van de Arbeid? Ook al het financieel verkeer ligt lam op deze dag. Wat een onzin! Het is volledig geautomatiseerd en er zit niemand meer aan met zijn vingers. Of wel soms? Er is ook geen reden om die dag extra rente op te strijken, want dat zet geen zoden aan de dijk. Trouwens, de meeste kantoren van banken en financiële instellingen zijn al nagenoeg het hele jaar dicht (en verdwenen), dus die ene dag gaat ook het verschil niet maken. Maar dan kunnen ze toch wel gewoon die overschrijvingen laten doorgaan? Digitalisering is een mooi goed. Daardoor heb je geen ‘last’ meer van vrije dagen en zo.

 

Kortom, waarom heeft nagenoeg iedereen deze dag vrij?

 

Er gingen overigens ook veel stemmen op om Bevrijdingsdag (weer) tot een nationale vrije dag te promoveren. Zo’n 70% van de werkenden vond dat, volgens een onderzoek in opdracht van het Nationaal Comité 4 en 5, mei wel een goed plan. Tja, die andere 30% heeft natuurlijk al vrij. Het gaat weer iets beter en de vrije dagen vliegen je om de oren…

 

John de Waard